En desarrollo de su objeto social de prestación de servicios legales y de asesoría jurídica en todos los campos del derecho, la sociedad SOLUCIÓN JURÍDICA INTEGRAL S.A.S NIT. 901589838-1, en su calidad de responsable del tratamiento de la información y datos personales, como bien jurídico tutelado, se compromete a adoptar una política de tratamiento de datos personales recopilada en el presente manual, con estricto cumplimiento a los preceptos constitucionales y legales, con el propósito de proteger la información personal obtenida de sus clientes, empleados, proveedores de servicios, asociados, a través de sus diferentes canales de comercialización y contacto, utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones o no.
Objeto
El presente manual contentivo de la política de tratamiento de información y datos personales tiene por objeto informar y dar a conocer al titular de la información los parámetros a través de los cuales se regirá su relación con la sociedad SOLUCIÓN JURÍDICA INTEGRAL S.A.S, así como establecer los medios que utilizará la sociedad para solicitar la autorización, en lo atinente al tratamiento de la información que le suministra a través de sus diferentes canales de comercialización y contacto, utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones o no, sean escritos o verbales, en ámbitos contractuales, comerciales, financieros, publicitarios, en desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
¿Qué es el tratamiento?
Entiéndase por tratamiento, de conformidad con la ley 1581 de 2012, en su Artículo 3° literal g, como cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Marco normativo
Constitución Política.
Leyes
Decretos
Circular
Resolución
Es importante no dejar de lado la Sentencia de Constitucionalidad de la Ley 1266 de 2008 y la Sentencia de Constitucionalidad de la Ley 1581 de 2012.
Definiciones
De acuerdo con lo señalado en la ley 1581 de 2012, en su Artículo 3° para definiciones, para los efectos de la presente política de tratamiento de datos personales, se entiende por:
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES – Arts. 5, 6 y 7 ley 1581 de 2012.
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
En el desarrollo del objeto social de la sociedad SOLUCIÓN JURÍDICA INTEGRAL S.A.S, y por dedicarse a actividades jurídicas en todos los campos del derecho, tendrá la necesidad de tener acceso a la información sensible del titular, como necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, extrajudicial o prejudicial, motivo por el cual el titular otorga expresamente su autorización para el tratamiento de dichos datos, con la legitimidad del uso, esto es, únicamente para la ejecución del mandato y las limitaciones que impone la constitución, la ley y el contrato.
Cuando el titular de la información que será objeto de tratamiento sea menor de edad o incapaz o se encuentre físicamente impedido y dicha información sea necesaria para salvaguardar su interés vital, será su representante legal quien deberán otorgar su autorización. La sociedad asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
En ningún momento se utilizará datos sensibles para la ejecución de campañas publicitarias, comerciales, etc.
DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN – Art. 8 ley 1561 de 2012.
El Titular como persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento de los datos personales, tendrá los siguientes derechos:
DEBERES DE SOLUCIÓN JURÍDICA INTEGRAL S.A.S, COMO RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO O ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.
Legalmente el responsable del tratamiento de datos tiene el deber de informar al titular, de manera clara y expresa, al momento de solicitar la autorización, lo siguiente:
Deberá conservar prueba del cumplimiento de estos deberes y entregar copia al titular en caso de requerirlo.
PRINCIPIOS
De conformidad con lo señalado en la ley 1581 de 2012, en su Artículo 4° sobre los Principios para el tratamiento de datos personales, en la interpretación y aplicación de la presente política de tratamiento de datos, la sociedad SOLUCIÓN JURÍDICA INTEGRAL S.A.S aplicará, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
ALCANCE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SOLUCIÓN JURIDICA INTEGRAL S.A.S como encargada del tratamiento de los datos no podrá utilizar información de datos personales de los clientes, empleados o proveedores para fines diferentes al objeto del contrato, a menos que se cuente con una autorización expresa para ello.
Antes de capturar un dato personal privado o sensible, debe solicitar el diligenciamiento de la autorización para el tratamiento de datos personales, dispuesto en el medio que la sociedad comercial garantice.
Desde antes que se recolecte información y durante todo el ciclo de vida de ésta, se deben adoptar medidas preventivas de diversa naturaleza para evitar vulneraciones al derecho a la privacidad.
No debe tener pre-diligenciada la autorización de tratamiento de datos personales, es decir, pre-marcada en Sí, pues ello equivaldría a tomar el silencio o inactividad como una aceptación.
La autorización para el tratamiento de datos personales re-direccionará a la política de privacidad publicada en www.solucionjuridicaintegral.com
Se debe almacenar en un sistema centralizado la respuesta a la solicitud de autorización para el tratamiento de datos personales, indicando la aceptación, la negativa y la ausencia de respuesta (null).
Se deben implementar mecanismos para garantizar la integridad y calidad en el ingreso de los datos personales.
Se deben seguir los lineamientos de marca definidos por las áreas de comunicaciones y mercadeo para la interacción con los clientes.
Toda aplicación que capture datos personales (Chat, ChatBot, escríbenos o contáctenos, landing page, y otros medios digitales), debe pasar por pruebas.
Hace referencia a las bases de datos de una aplicación, hojas de Excel, listados físicos, entre otros de seguridad informática antes de salir a producción, y debe ser evaluada anualmente.
En los canales transaccionales, donde el cliente reciba información de su producto o cualquier otro de tipo confidencial, se debe tener un mecanismo de autenticación o validación de la identidad.
TIPO DE INFORMACIÓN RECOLECTADA
Para los efectos de esta política se acoge la clasificación de la información sometida a tratamiento o fuera de su alcance que consagra la ley 1581 de 2012, teniendo por tal:
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Para que adquiera esta característica debe vincularse a una persona natural y no jurídica, tal es el nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, identificación de familiares, firma electrónica, lugar y fecha de nacimiento y/o de muerte, edad, huella dactilar, ADN, geometría facial o corporal, fotografías, videos, voz, dirección, teléfono, correo electrónico, estrato social, propiedad de la vivienda, datos financieros, crediticios y/o de carácter económico de las personas, datos patrimoniales como bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones, historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro laboral, anotaciones en la hoja de vida, nivel educativo.
A su vez el dato personal se clasifica en:
Datos de personas jurídicas: en concordancia a la definición de datos personales establecida en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, sólo son aquellos los que se relacionan con personas naturales. En ese sentido, la información de las personas jurídicas no se consideran datos personales y por tanto no están sometidos a este régimen; no obstante, eso no los convierte en datos de libre circulación, pues algunos datos de las personas jurídicas cuentan con reserva bancaria o confidencialidad propia de los documentos de comerciantes (especialmente lo referido a sus transacciones, productos, contratados, etc). Se podrán utilizar los datos que se encuentren en documentos públicos como el Certificado de Existencia y Representación Legal de Cámara de Comercio (nombre o razón social, domicilio, correo electrónico de notificación judicial, etc). Datos anónimos: Se da cuando no es posible relacionarlo con una persona natural determinada o determinable y por tanto no se considera datos personales y, por tanto, no tendrán la protección establecida en la Ley 1581 de 2012. Por tal motivo, es posible tratar datos anónimos libremente (por ejemplo, estadísticas de patologías en población masculina sin identificación, placas de vehículos sin asociar a su propietario, perfil de compra de población femenina sin identificación, etc).
Los datos pueden ser anónimos o pasar por un proceso que los convierta en anónimos. Serán anónimos plenamente si desde el momento de su recolección se almacenaron sin identificar a la persona, por ejemplo, el caso de las encuestas donde no se identifica a los encuestados y sólo se almacenan sus respuestas.FINALIDADES
Cuando la información personal sea captada y almacenada fuera de un ámbito contractual, su tratamiento tendrá las finalidades consagradas en la ley 1581 de 2012.
FINALIDADES INHERENTES AL OBJETO CONTRACTUAL
SOLUCIÓN JURÍDICA INTEGRAL S.A.S en su calidad de apoderado judicial o a quien tenga su posición contractual, recibirá autorización por cualquier medio idóneo e inequívoco por parte del titular, para poder consultar en centrales de riesgo sus datos personales vinculados al cumplimiento de obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios en el marco de la ley 1581 de 2012, y la norma vigente en esa materia, así como para reportar en las centrales de riesgos el incumplimiento de las obligaciones adquiridas, en caso de incumplimiento de sus obligaciones económicas el titular autoriza que sus datos personales sean entregados a terceros para que éstos realicen la gestión de cobro necesaria para obtener el cumplimiento de las obligaciones económicas derivadas de la relación contractual. La finalidad del tratamiento que se autoriza está vinculada al proceso de adquisición, crédito compraventa y cobro de cartera relacionado con la relación contractual.
El responsable de la información susceptible de tratamiento se asegurará de recibir autorización clara, expresa e inequívoca, de manera libre y desde el momento mismo de la firma del contrato, para incorporar, reportar, procesar, consultar y divulgar en Bancos de Datos la información que se relacione con el contrato o que de él se derive, especialmente cualquier incumplimiento relativo a las obligaciones contraídas. Para efectos de esta autorización el responsable puede actuar directamente o a través de sus asesores jurídicos. La misma autorización se extiende a cualquier eventual cesionario o subrogatorio de las obligaciones derivadas del contrato.
El titular al suministrar sus datos personales a SOLUCIÓN JURÍDICA INTEGRAL S.A.S en su calidad de apoderado judicial, o a quien tenga su posición contractual, autorizan que sus datos personales, además, de la finalidad propia en el marco contractual, sean tratados para informar sobre futuros proyectos comerciales, realizar análisis prospectivo para futuras inversiones, actualidad del sector económico propio de su profesión y gestión comercial. Así mismo los datos personales serán entregados a terceros, como proveedores de servicios jurídicos, prestadores de servicios publicitarios, el titular autoriza a SOLUCIÓN JURÍDICA INTEGRAL S.A.S entregar sus datos personales de contacto a entidades financieras, despachos judiciales, y cualquier otro tercero en el marco de la relación contractual y poscontractual por un lapso de cinco años, contados a partir del suministro de la ésta.
MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
En desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, cualquier consulta y/o reclamación sobre el tratamiento de sus datos personales y para acceder, rectificar o modificar éstas podrán realizarlos a través del siguiente e-mail notificaciones@solucionjuridicaintegral.com, para ello deberá proceder con solicitud escrita, a la cual se le dará tratamiento de petición y se responderá de conformidad a los términos señalados en la ley 1755 de 2015.
ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y AUTORIZACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
En el Tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada de manera clara y expresa, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, cuando a través de cualquier operación se incorporen datos de personas naturales a las bases de datos de SOLUCIÓN JURIDICA INTEGRAL S.A.S, ésta pondrá a disposición del titular una cláusula de autorización para el tratamiento de datos personales, la cual contendrá como mínimo lo siguiente (artículo 12 Ley 1581 de 2012):
CASOS EN QUE EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES NO REQUIERE CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN PARA SUMINISTRO DE INFORMACIÓN PERSONAL.